『確認重視Part.2』

本日は、『確認重視Part.2』です

昨日に引き続きの内容です。
昨日は、指示と中間確認についてを書きました。
本日は、具体的にどう確認を進めていくか？についてです。

さぁ、参りましょう。

確認をするのが大事なのですが、肝心なのは、
　タイムリーに確認できるか？
というところです。

この確認時期をスケジュール管理するのですが、私のやり方を紹介します。

その方法は、自分の送った指示メールを専用フォルダに入れておき、
仕事が始まる前や仕事が終わる時、仕事中などチョクチョク見に行きます。
専用フォルダ名の頭文字に英字の『A』や数字の『１』を使うと良いです。
理由は、受信トレイのすぐ下にそのフォルダが配置されるからです。
フォルダへ移動する時間短縮にもなりますし、チェック忘れ防止にもなります。
メールボックスのタスク管理は、、、使いにくいので使わない方が良いかと。
登録する時間が無駄ですね。
結局のところ使いこなせないものです（私には）。

毎日のようにフォルダをチェックするのは時間の無駄と思うかもしれませんが、
１０日間も続けると、一回の必要な確認項目の確認に５分がいいとこです。
私レベルでは、指示して動かしている内容は高々３０項目が最大です。
通常は、１０〜１５項目、毎日見ていれば、頭の中に既に内容があるので、
タイトルだけで内容を思い出せるようになるのです。
但し、内容をざっと見る事はしておいた方は良いです。
理由は、結構勘違いしてしまっている事もあるからです。
まぁ、この辺は、やっていればすぐ分かります、
自分の記憶ほど曖昧なものはないという事が！

さて、ここまでの確認は、やっているかやっていないかの確認。
実は、もう一つ重要な確認があります。
それは、内容の確認です。

出来上がってから、全然内容がダメダメなどという事は結構あります。
大体その時は、自分自身が手直しをして客先に提出したりという羽目に。
駐在員の方々はこういう経験が結構有るのではないでしょうか？？？

ですから、内容の確認の時間を取っておき、手直しを前提とするべきです。
なかなかの内容でも、一部手を加えると更に素晴らしい資料になったりします。
そして、手直しを通じて、部下のレベルが上がっていくようになります。
この手直しの時間の設定は、教育の意味でも重要と考えてください。

とは言え、なかなかそんなに時間の取れる業務ばかりではない事も確か。
そこは、臨機応変にフォーマットを予め用意してあげる等、
欲しい資料となる近道を工夫して指示をします。
自分で作ったほうが速い！と言うのをなるべく押し殺すのも仕事ですね（笑）

そして、指示の中には、資料を作成してもらうだけでないものもあります。
当たり前ですね。
作業系のものや、業務体制を作った後の実施状況などですね。
ここを報告させるというのも確認の一つです。

但し、ここで重要なのは、確認は自分の目で必ず行うという事。
現場で現実と現物をしっかりと見なければなりません！
これを三現主義と言います。

では、報告は何のためにさせるのでしょうか？？？
これは、報告をするという癖付けの為と、
実際に確認した時に、報告と違う内容を指摘する為、
報告をした者が、しっかりと確認できていると言うのはあまりないです。
だからこそ、報告をさせてから自身が確認し、違う内容や問題点指摘をする。
そうする事で、しっかりと確認をしてから報告に来るようになります。
中国では結構面子を気にするので、これはカナリ効果的です。
結局のところ、報告をさせると言うのも重要な教育なのですね。

と、ザーッと書いてきましたが、書いていて結構納得（笑）
指示と確認、報連相って仕事の基本なんですね！

最後に、この確認をしっかりとやると何が起こるかと言うと、、、
ヒマヒマ君になっちゃいます。
ボールを常に投げているので、待っていられるのですね。
そして、その自由になった時間を使って何をするかと言うと、
更に上のレベルの部門運営は出来ないものか？？？というのを考えるのです。
考える時間を確保する為にもしっかりと確認作業を行わないとね！

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編集後記

やはり午前様。
今、３時を過ぎたところです。
日本は４時ですね（汗）

送別会って言うか、飲み会のラッシュ！！
明日は、小休止できるかしら？？？
そうは問屋が卸さないのが、、、困ったもので。。。

今日の送別会は、体調ボロボロ状態だったので、
相当セーブしちゃいましたね。
ビールを大瓶で一本ぐらいしか飲んでないのではないでしょうか？
夜１２時に上海に戻り、そこから造伍のメンバーと。
歌いまくりました（笑）
それで、この時間。

これで、帰国まで本当にあと一週間になっちゃいました。
寂しいものです。
きっと、あっという間に過ぎてしまうのでしょう。
まぁ、それぐらいの方が、気が滅入らなくて良いかも知れません！

早起き×、遅寝○
流石に起きられなかったです。
メルマガとブログの配信が出来ただけでも褒め褒めです（笑）

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