『確認重視Part.1』

本日は、『確認重視Part.1』というお話です。

今まで、仕事をしてきて、一番大事だと思う事は、『確認』です。
今回は、この確認について、自分自身がどうやってきたかを書きます。

私の業務で一番多いのは、指示内容に対する確認業務です。
私のところで暖めている仕事は基本的には皆無で、
ボールはすぐに相手に投げている状態を作っています。

中には、相手に投げる為に、対内的に指示を出し、
その結果を相手に投げなければならない事もあります。
その際は、相手に投げる内容を仕掛りタスクとしてメモし、
それにまつわる内容の指示に対する確認をします。

この確認業務が私のルーチンワークと言っても過言ではないのですが、
確認の仕方を上手くやると、仕事がスピーディーに円滑に進みます。
指示をする側としては、結構重要なスキルだと思います。

そこで、私の確認の管理方法を少し紹介したいと思います。

と、いきなり確認の話には入れず、確認の前の指示から説明します。

今のご時勢、E-mailなるものが大活躍です。
ですから、E-mailを使った指示を出します。
但し、これは、指示したという証拠を残す為。
指示自体は、直接フェイストゥーフェイスでしっかり伝えます。

また、指示の際に、時には、指示書的なものも活用します。
指示書といっても非常に簡単なものですので定型的ではなく、
相手が理解できる情報を網羅できているものを作ります。
簡単なマンガ絵などもその中には入っていたりします。

そして、その指示書は、直接指示を出す相手に手渡し、説明します。
説明しながら指示書を書いていく事も多々あります。
ホントメモ紙かなんかに書きなぐるように書いくだけのものです。
その際に、やり方なども相談したり、追加内容を書き込んだり、
勿論、内容を訂正したりもします。
ですから、基本は鉛筆（シャーペン）で書きます。
（この頃は、パイロットの消せるペンも使いますね）

こうする事で、指示はほぼ確実に伝わるわけです。
完全に伝わってなかったとしても、目的をハッキリと伝えているので、
相手側が自分なりにアレンジして、良いものを作ってくれる事もあります。

また、この指示書の良い所は、相手自身の為のみに存在しますので、
相手が上手くタスク管理に使えるので、仕事抜け防止効果もあります。

ここまでで、指示はOK

次に気をつけなければならないのは、期日管理です。
結構、指示された仕事を忘れてしまい、手をつけていないという事も。
期日間際になって、確認していたら、、、遅いのですね。。。
だから、余裕目に日程を切っておいて、
業務遂行リミットのあたりで一発状況確認。

これを一人の担当に対し３回ぐらいやっておくと、
忘れずに仕事を遂行してくれているようになります。
それどころか、とっとと結果を提出してくるようになります。

始めは、確認されるまでやらない癖がついてしまわないか？
と心配もしましたが、全くの取り越し苦労だったのです。
よって、途中経過の確認は、仕事の質やスピードを上げる意味でも大事です。

また、中間チェックの際には、相談に乗ってあげる事も出来ます。
何かが問題で、進められていないかもしれないのです。
その問題を取り払ってあげたり、取り払うアドバイスをする事も重要なのです。
結構、困っているのに、その悩みを打ち上げられず、フリーズ君がいるものです。
しかし、これを続けていると、徐々にですが、相談するコツをつかんでくれ、
相談に来てくれるので、中間チェックする事無く済んでしまうようになります。
逆に、要領の悪い担当さんの方が、確認の手間が省けたりしちゃいますね。
しかも、要領の悪い子は、一回覚えると忠実に反復し続けるという面もあり、
徐々に徐々にフィードバックの内容が洗練されていくのが面白い！

と、ここまで書いて、少し長くなりましたので、明日へ続けます。
明日は、実際の確認の仕方について筆を進めたいと思います。

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編集後記

午前様です。
相当飲みましたし、相当吐きました。
総経理は途中リタイヤレベルまで飲みまくってくれちゃいました。
ホント、良い仲間に恵まれたんだと思います。
こんな幸運ってあまりないんではないかなって。
ホントついているんですね自分は！

いやいやいや、それにしても、今日の送別会は、感傷的になってしまいました。
挨拶しながら、泣いちゃいました。
そして、みんなも泣いちゃいました。
ホントのみんなに対する気持ちをしゃべっちゃったんですね。

現職は、良いメンバーがそろった会社だったと思います。
それで勝ち負けできなかったのが、悔いと言えば悔いですね。
これから、みんなが成長して、発展してくれるのが望みです。

この悔しい気持ちを徹底的に新天地にぶつけたいと思います。
恐らく、それが出来る職場なのではないかと思ってます。
次の会社での一年目のテーマは、『徹底的』です。
負けられないですからね！！

早起き△、遅寝○

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