『指示と根回しvol.2』

昨日は、監査役さん達と会食でした。

帰りに雨が大降り、、、
タクシーつかまらず、、、

上海では良くある光景ですが、
交通の便があまり良くないのと、
タクシー自体が安価なのが原因。

タクシー運転手にとっては、
雨はありがたいのかもしれません？

家に帰ると、母ちゃんが、、、
下痢と嘔吐で苦しんでました。
完璧にチビの風邪をGetしたようです。

今日の朝も、結構辛そうでした。
折角遊びに来てもらったのに、
体調不良とは、、、
なんとも忍びない事で。

日曜日が帰国日なので、今日明日で治して、
何事も無く帰国してもらえればと思います。

今回は、遊びに来てもらったは良いけど、
チビが具合悪くなったり、
母ちゃんが具合悪くなったり、
天気も悪かったし、
あんまり楽しく過ごしてもらえなかったような。。。

まぁ、こんな事もありますね。

そう言えば、上海は入梅したようです。
『つゆいり』を変換すると『入梅』になるんですね。
中国でも入梅と書きます。

さて、本日のお題は『指示と根回しvol.2』です。

昨日に引き続き指示と根回しです。
今日は指示について細かく書きたいと思います。

この指示ですが、本当に重要だと思います。
指示は、受ける時と出す時両方存在しますが、
まずは、我々が非常に多用しなければならない
指示出しについてです。

指示を出す時に重要なポイントは、
　指示を確実に伝える事
　指示を遂行出来るようにフォローする事
の２点です。

この２点をうまく行うのに、『指示書』というのが有効です。
この『指示書』ですが、多くの企業で勘違いされているようです。
慣例やフォーマット固定化、はたまた指示書発行部門の固定等
？？？と疑問符が付くような運用がされている事を時折見かけます。

指示内容を書いたものを指示書と言いますので、
　目的は指示内容の伝達、実行
と言う事であり、
　フォーマットは？指示書発行部門て何？
と言う風に、原理原則に立ち返るとおかしく感じる事と思います。
まぁ、こればかりは会社全体のシステムだったりするので、
一個人では変えていくのは困難かと思います。

で、あきらめてはダメで、そもそも、変える必要等ないのです。
ただ、正統派の指示書を自分で追加発行して、
それぞれの指示に対しフォローをすればよいだけ！

指示書には、
　５W1Hを考えて（これで指示漏れが少なくなります）
　分かりにくい表現は使わずなるべく簡便に
　絵とかイラストや添付資料を付けてもOK
と言う具合で、書いていきます。

で、この指示書を業務を遂行して欲しい人へ渡すわけです。
一番良いのは手渡しですね。相手の表情も見えますので。
補足説明をする場合にも効率が良いですね。
最悪は電話でのコミュニュケーションとなるかと思います。

で、これらのコミュニケーションの際に
　『この指示の目的（理由）』
を明確にする事がかなり重要。
コレを明確にするのとしないのでは、作業、業務の質が変わります。
動機付けの考え方ですね。

この二つをしっかりやるだけで、指示出しはほぼ完璧でしょう。

次はフォローです。
大体は指示出しをしっかりするとうまくいくのですが、、、
たまにフリーズ状態で推進されていない事があります。

どういう時に起きるかと言うと、指示を受けた側が
　何をすれば良いのか？
　どう展開すれば良いのか？
分からなくなってしまい作業を止めてしまう事があります。

で、なぜそういった事が起こるかと言うと、
　指示書内容に翻弄されてしまったり、
　指示書の内容と現実にギャップがあり対応できなかったりと
要は、指示書に起因する事が少なくないわけです。

現地スタッフの皆は、非常に真面目で素直な為、
指示書の内容通り遂行しなければという強迫観念に囚われて
少しのギャップでどうして良いか分からなくなり止ってしまう訳です。

まぁ、その為にも目的明確化や理由の付加をするのですが、
非常に便利な指示書もたまに諸刃の剣となりますので注意が必要。

よって、大体の進捗度合いを予測しつつ、『声掛け』を行います。
　○○出来てるかい？
　何か問題は無いかい？
　中間報告出来そう？
　出来た所まで資料送って！
　何時頃終わりそう？
　もう出来た？
　・・・etc
そんなに難しくないと思います。
で、もしその時に作業が止っていた場合は、
その原因を確認し問題解決を行います。
指示書を修正するなどもその際にすぐ実施。
出来れば、手書きでも良いので書き直してしまう！
口頭は誤解の元なので注意が必要です。

どうでしょう？この指示に根回しを加える訳です。
何か仕事がうまく行きそうな感じしません？
でも、実際はなかなか。。。
優先順位ってのもあって、出来る人間には指示が集中するし、、、
多忙な状況に置かれている担当者は必ず忘れてくれます（笑）
（多忙、、、オイラから見るとそんな大したレベルには見えないのだけど）

まぁ、こっちにいると気長にならざるを得ないのかと。
実際自分も、相当に落ち着きましたよここ数年で。
（持ち味が消えた？っていう噂もこの間、、、）
妥協の境地！！ですかね。